Uznanie konferencji zależy od wielu czynników. Czy osiągnie się zakładane rezultaty, zależy m.in. od tego które wybierzemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy rzetelnie przygotują się do tematu. Jeśli wypatrujesz sali szkoleniowej bądź konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny powinny być przyzwoicie oświetlona i przewietrzana, by uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien znaleźć się projektor, należyta tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji też ma obowiązek być porządnie ułożony, tak aby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, albowiem od nich zależy czy wskazane cele pozostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozstrzygnięcia danego kłopotu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się należycie przygotowywać, prezentacje muszą być intrygujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball albo inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu. Znaczącą rzeczą jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać bądź napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień czy też odblask. W sali powinna być również możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się też rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.